วิธีการทำ KM ในองค์กร
ขั้นตอนแรกจะ
ต้องกำหนดเป้าหมายให้ชัดเจนก่อนว่าสิ่งที่องค์กรต้องการจากการจัดการความรู้
คืออะไร เรียกว่า กำหนดเป้าหมาย ( Desired State ) ซึ่งการกำหนดเป้าหมายอาจจะพิจารณาจากยุทธศาสตร์ขององค์กรหรือจากปัญหาของ
องค์กร
ขั้นตอนที่
2. เมื่อได้เป้าหมายแล้วก็ต้องวางแผนและกิจกรรมที่จะสนับสนุนตาม 6 องค์ประกอบ ที่เรียกว่า วงจรการจัดการความรู้ (Change Management
Process) ดังนี้
• ปรับเปลี่ยนพฤติกรรม
การทำให้คนในองค์กรอยากเป็นทั้งผู้ให้และผู้รับ ความรู้
จนทำให้เกิดการแลกเปลี่ยนแบ่งปันและการเรียนรู้
• การสื่อสารทำให้ทุกคนในองค์กรเข้าใจว่า
ทำอะไร เพื่ออะไร ทำเมื่อไร และทำอย่างไร
โดยสื่อสารอย่างต่อเนื่องจนการแลกเปลี่ยนความรู้และการเรียนกลายเป็น วัฒนธรรม
• กระบวนการและเครื่องมือ
ซึ่งกระบวนการหลักๆ ในการจัดการความรู้มี 7
กระบวนการซึ่งจะกล่าวถึงรายละเอียดในกระบวนการจัดการความรู้ (KM Process) ส่วนนี้เป็นแกนหลักของการจัดการความรู้ ทั้งหมด
• การให้ความรู้เรื่องการจัดการความรู้ให้กับคนในองค์กรไม่ว่าจะฝึกอบรม
เอกสาร หรือไฮเทค อย่างไรก็ได้ ตามความเหมาะสมขององค์กร
ที่สำคัญคือพยายามสอดแทรกความรู้ด้านการจัดการความรู้เข้าไปบ่อย ๆ
• การวัดผล
การดำเนินการตามแผน ผลผลิตที่ได้และผลภัณฑ์จากการจัดการความรู้
ในช่วงแรกของการดำเนินการอาจจะวัดเพียงความก้าวหน้าตามกิจกรรมต่าง ๆ
ที่กำหนดในแผนก็พอ
• การยกย่องชมเชยและให้รางวัล
เป็นการจูงใจให้คนในองค์การปรับเปลี่ยนพฤติกรรมให้สนใจที่จะแลกเปลี่ยนความรู้กันมากขึ้น
ขั้นตอนที่
3. จัดทำ KM Process ซึ่งมี 7
ขั้นตอน คือ
3.1 บ่งชี้ความรู้
เป็นการค้นหาว่า ความรู้ที่สำคัญ ต่อการบรรลุเป้าหมาย คืออะไร อยู่ที่ใคร
ยังขาดความรู้อะไร
3.2
การสร้างและแสวงหาความรู้ เป็นการหาวิธีในการดึงเอาความรู้จากแหล่งต่าง ๆ ในข้อ 3.1 บางส่วนความรู้ที่ยังขาดอยู่จะสร้างอย่างไร อาจจะศึกษาต่อยอดความรู้เดิมหรือนำความรู้ภายนอกองค์กรมาใช้
3.3
การจัดความรู้ให้เป็นระบบ
เมื่อได้เนื้อหาความรู้มาแล้วต้องมีการแบ่งประเภทความรู้จัดทำสารบัญเพื่อ
ให้การเก็บรวบรวมและการค้นหาได้ง่าย สะดวกและรวดเร็ว
3.4
การประมวลและกลั่นกรองความรู้ ก่อนนำเข้าสู่ระบบจะต้องปรับปรุงเนื้อหา
การใช้ภาษาให้เป็นภาษาเดียวกัน (เช่น คำว่า ด้านเขตกรรม
ด้านปรับปรุงการผลิตจะใช้คำใดก็ใช้คำเดียว เพื่อไม่ให้ผู้ที่นำความรู้ไปใช้สับสน)
รวมทั้งรูปแบบของข้อมูล เพื่อความสะดวกในการป้อนเข้าสู่ระบบ
3.5 การเข้าถึงความรู้
เป็นการกำหนดวิธีการกระจายความรู้สู่ผู้ใช้อาจทำเป็นสมุดหน้าเหลือง
(บอกว่ามีข้อมูลเรื่องที่ต้องการอยู่ที่ใดและเข้าถึงข้อมูลนั้นอย่างไร
แทนที่จะเป็นเบอร์โทรศัพท์) ซึ่งความรู้อาจจัดเก็บเป็นรูปแบบง่าย ๆ
ยากขึ้นอีกนิดก็ทำเป็นฐานความรู้ IT การจัดอบรม
การจัดให้มีระบบสอนงานแบบพี่เลี้ยง ซึ่งมีวิธีการอื่น ๆ
อีกหลายวิธีที่ทำให้ความรู้นั้นถูกคนในองค์กรนำไปใช้
3.6
การแบ่งปันแลกเปลี่ยนแบ่งปันความรู้ เป็นการจัดให้มีช่องทางการถ่ายเทความรู้
จากผู้รู้ ทั้งที่เป็น Tacit Explicit เช่น
ผู้รู้จัดทำเอกสารคู่มือ บันทึกประสบการณ์ จัดทำ CD VDO การปฏิบัติงานสำหรับผู้สนใจไว้ศึกษาเป็นต้น
ส่วน Tacit Tacit เช่นการเป็นพี่เลี้ยงสอนงาน
การจัดเวทีแลกเปลี่ยนความรู้การจัด hot line สายด่วนผู้เชี่ยวชาญเป็นต้น
3.7 การเรียนรู้ (Learning)
เมื่อความรู้ขององค์กรมีการนำไปใช้จนเกิดการเรียนรู้และเกิดองค์ความรู้ใหม่
กลับมาให้องค์กร (ไม่ใช่ความรู้ใหม่แล้วเก็บไว้กับตัว)
โดยแลกเปลี่ยนแบ่งปันให้ผู้อื่นนำไปใช้อีก
การเรียนรู้เป็นส่วนสำคัญในการทำให้เกิดองค์ความรู้ขององค์กรเพิ่มขึ้น
ซึ่งองค์กรจะมีวิธีการสนับสนุนให้เกิดการเรียนรู้ อย่างไร
(อาจจะกำหนดให้การเรียนรู้เป็นส่วนหนึ่งในการประเมินผลงานบุคลากร เป็นต้น)
แหล่งที่มาของข้อมูล http://researchers.in.th/blog/tkm/325